Incorporar a agilidade é a revolução que a gestão de projetos precisa

* Guest-post produzido por Antônio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, software de gestão de tarefas, tempo e desempenho

Houve um tempo em que aderir a uma única competência central era suficiente para as grandes empresas terem sucesso. Mas os tempos mudam… Um artigo publicado na Forbes, baseado em dados de um projeto realizado pela Forrester, multinacional de tecnologia que investigou a agilidade nos negócios, mostrou um dado alarmante: das empresas que estavam na lista Fortune 1000, de 13 anos atrás, 70% já desapareceram de suas posições de prestígio porque não conseguiram se adaptar às mudanças da sociedade e, consequentemente, dos mercados em que atuavam.

Nesse período, todos acompanhamos as reviravoltas digitais alterarem completamente o cenário mundial. Assistimos à penetrante e generalizada disseminação da Internet, que permitiu a revolução de softwares e plataformas baseadas em nuvem, dispositivos móveis e aplicativos. Abraçamos os profissionais da informação que inovam todos os dias para tornar o trabalho cada vez mais prático, produtivo e menos burocrático.

Ser ágil é ser de vanguarda

incorporar a agilidade

Hoje, as empresas que querem se manter na vanguarda devem romper com essa estabilidade firmada no passado e abraçar a diferenciação adaptável, isto é, desenvolver características que se ajustem às mudanças: a agilidade em toda sua estrutura. Mas o que isto significa? É simples, significa incorporar a agilidade corporativa como a qualidade que permite que a empresa abrace o mercado e as mudanças operacionais como uma questão rotineira.

No projeto da Forrester, eles identificaram as dimensões mensuráveis que moldam a agilidade corporativa. Entre elas, três são organizacionais – 1) a disseminação do conhecimento, 2) a compreensão da cultura digital e 3) o gerenciamento de mudanças. Quatro são focadas no processo – 1) inteligência de negócios, 2) elasticidade de infraestrutura, 3) arquitetura de processos e 4) a inovação de software. Para cada uma dessas dimensões, as empresas devem ter uma estratégica e apresentar agilidade na execução.

Medir a velocidade dos negócios desta forma não é fácil, mas possível. E os resultados podem produzir alguns insights surpreendentes. Por exemplo, a maioria dos CEOs e CMOs que foram entrevistados no projeto citado era muito consciente sobre como ser ágil e ter inteligência de negócios e elasticidade da infraestrutura, mas falhou na capacidade de executar essas dimensões.

Talvez, o verdadeiro poder deste modelo das dimensões de agilidade dos negócios está na análise de lacunas – ver exatamente qual parte de uma empresa não está pronta para responder a um evento. Por exemplo, uma empresa voltada para enfrentar o digital: como uma editora lidar com ebooks, ou uma empresa de táxi lidar com o Uber. Em um mundo repleto de mudança, dominar é passageiro, e a agilidade cria a vantagem sustentável. Para conseguir isso, uma empresa deve se esforçar para alterar uma parte da rotina da vida organizacional, reduzir ou eliminar o trauma corporativo que paralisa projetos e decisões, atrapalhando quando é necessário se adaptar aos novos ambientes.

Agilidade que se conquista na gestão de projetos

gestão de projetos

O tipo de empresa que suporta a agilidade que estamos falando tem um modelo que evidencia a gestão de processos. Neste artigo, falamos mais sobre gestão de processos: “Com todos os processos mapeados e registrados, os gestores podem enxergar a complexidade da empresa como um todo, identificando gargalos que necessitam de intervenção ou reestruturação. A gestão de processos ainda têm a função de manifestar toda a complexidade dos setores para colocar em evidência a grande quantidade de trabalho que, muitas vezes, se esconde nas atividades rotineiras e não é percebido pelos diretores da companhia”.

No mundo dos negócios, projetos podem ser complexos, com resultados incertos, mudanças no escopo e metas que demandam ajustes ao longo do tempo. Tradicionalmente, essas questões são tratadas por especialistas que tentam predeterminar todos os detalhes possíveis antes da implementação. No entanto, em muitas situações, mesmo as mais cuidadosamente pensadas, projetos são incrivelmente complexos de serem gerenciados.

Por isso, é fundamental que métodos ágeis integrem o planejamento, permitindo priorizar tarefas de forma mais inteligente e executar ajustes que as mudança demandam. É importante lembrar que as principais causas de caos em um projeto, como a dificuldade de seguir as prioridades de cada etapa e os atrasos, acontecem por conta da falta de compreensão de todos os seus componentes – falha humana que a tecnologia consegue evitar.

Técnicas ágeis de gestão de projetos, comumente usadas no desenvolvimento de softwares (leia mais sobre isso aqui), representam uma boa alternativa para substituir o planejamento normativo, e de certa forma ultrapassado, da gestão clássica, que muitas vezes não acompanha a velocidade das mudanças – das necessidades da sociedade, do público alvo, do cliente. O foco agora deve ser criar agilidade para resolver os problemas de complexidade e as incertezas dos processos. E também a possibilidade de  planejar e executar ao mesmo tempo, de forma simultânea e não em sequência. O resultado é a eliminação de trabalho atrasado e desnecessário – e a empresa sempre um passo à frente.

 

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