Quantidade não é qualidade: A gestão de projetos com equipe enxuta

* Guest-post produzido por Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, software de gestão de tarefas, tempo e desempenho

Um estudo realizado pela QSM, empresa de softwares, em 2005, modificou a percepção sobre a gestão de projetos ao indicar que equipes menores são mais eficientes que equipes maiores. Não é apenas um pouco mais eficiente, mas dramaticamente mais eficientes.

Para esse estudo, a QSM usou mais de 500 projetos de sistemas de informação realizados desde 2002. Eles dividiram os dados em equipes “pequenas” (até 5 pessoas) e equipes “grandes” (superior a 20 pessoas). Para concluir os projetos de 100.000 linhas de código, as grandes equipes levaram 8,92 meses, enquanto as equipes pequenas levaram uma média de 9,12 meses para terminar.

Em outras palavras, as grandes equipes venceram por apenas uma semana ou um pouco mais. É difícil listar situações em que o ganho de uma semana no cronograma justifica o custo de uma equipe maior. Agora, fica a questão: como podem equipes pequenas ser tão mais eficientes?

Bem, a dificuldade de comunicação e a sobrecarga de coordenação aumentam de acordo com o tamanho de uma equipe. Aí já temos dois pontos. Tanto que a QSM encontrou outro complicador: a taxa de defeitos em grandes equipes era cinco vezes maior que para as equipes pequenas.

Quando falamos em reuniões, então, é nítido como mais participantes implicam mais demora, distração e nem sempre boas decisões. Neste infográfico, oferecemos um guia para reuniões mais produtivas.

1. Menor pode ser melhor

gestão de projetos

Jeff Bezos implementou uma regra, ou melhor, uma filosofia de gestão, na Amazon. Se uma equipe não pode ser alimentada com duas pizzas, significa que essa equipe é muito grande.

O raciocínio é bastante simples: mais pessoas significa mais comunicação, mais  burocracia, mais caos, e praticamente tudo que atrasa os projetos, daí o porquê  de a imagem de grandes organizações estar muitas vezes atrelada à morosidade, à ineficiência. Na maioria dos casos, suas equipes são grandes e ainda seguem metodologias de gestão antiquadas.

Muitos pesquisadores de gestão concordam com Bezos e afirmam que equipes menores são de fato melhores (mais produtivas e comprometidas). Há várias pesquisas sobre o assunto. Uma delas é “State American Workplace“, publicada pela Gallup em 2013, apontando que as pequenas empresas têm os profissionais mais engajados.

Por falar em engajamento, temos três posts que você pode gostar de ler: 1) Os 7 pecados capitais do trabalho em equipe, 2) Google descobre os segredos de uma equipe brilhante e 3) Guia para a igualdade de gênero no trabalho.

2. O efeito Ringelmann

gestão de equipes em pequenas empresas
A maioria das pessoas pode não estar familiarizada com o conceito de efeito Ringelmann, mas deve notá-lo no dia a dia. Basicamente, é a tendência de os membros de uma equipe se tornarem menos produtivos conforme o tamanho do grupo aumenta.

Esse fenômeno recebeu o nome de Maximilien Ringelmann, professor de engenharia que, em 1931, numa de suas experiências, convocou voluntários para executar uma tarefa muito simples, como puxar uma corda, e descobriu que quando apenas uma pessoa estava puxando a corda, seu empenho era integral e, no entanto, à medida que mais pessoas eram agregadas ao grupo, o esforço individual caía.

3. Social loafing

equipe de trabalho
Na década de 70, esse mesmo experimento foi recriado por Alan Ingham, que surgiu com o conceito de “social loafing” ou “preguiça social” em tradução livre, uma certa explicação de por que o esforço individual diminui à medida que aumenta o tamanho de uma equipe.

Isso acontece porque se torna mais difícil mensurar as contribuições individuais e o desempenho de cada pessoa. Portanto, a lógica do indivíduo é: “eu não preciso puxar tão forte assim, porque outras pessoas estão contribuindo e ninguém realmente sabe o quão duro eu estou puxando”.

4. Mas ainda existe uma saída

equipes mais produtivas

Tornar suas equipes mais produtivas e engajadas independente do porte pode ser um desafio, mas não precisa ser um enigma. Investir em ferramentas de gestão colaborativas, por exemplo, é uma forma de inserir o colaborador em diversos projetos, uma vez que permite uma visibilidade completa das diferentes responsabilidades que ele está assumindo.

Isso sem contar que, com as métricas de desempenho geradas, cada um ganha noção do que deveria mudar e o que pode manter. Como resultado os colaboradores desistem de se esconder atrás do social loafing.

Tecnologias assim permitem organizar projetos e definir metas visíveis a toda a empresa e por isso são soluções duradouras para a baixa produtividade e ineficiência de uma equipe. Podem ser adotadas por empresas de qualquer porte e natureza, desde agências e escritórios até grandes corporações.

E, como resultado, as equipes podem começar a depender cada vez menos de e-mails. Inclusive, vale a leitura de um artigo sobre o assunto.

5. Manter as equipes enxutas

equipes enxutas

Seguindo Jeff Bezos e sua “filosofia das duas pizzas”, as organizações são capazes de garantir uma burocracia sempre mínima. O que também evita a chamada “espiral do silêncio” em que as pessoas em vez de compartilharem suas próprias ideias, vão concordando uma após a outra, cegamente, porque ninguém decide se manifestar e romper com o silêncio diante do grande grupo.

Portanto, se sua equipe não fica saciada com duas pizzas, talvez seja hora de repensar a estrutura atual e dividi-las em equipes menores.

6. Proporcionar autonomia

autonomia empresas

Para diversos especialistas, a autonomia é um fator crucial para a produtividade e a motivação no trabalho. Ninguém quer ou gosta da microgestão (leia uma reflexão que fizemos sobre o assunto). Como muitas organizações já perceberam, o papel dos gestores é ajudar os funcionários a entender aonde a empresa precisa chegar, e de que forma o fará. Diante disso, a hierarquia rígida e a tomada de decisão autoritária ainda faz sentido?

O que se nota é que, conforme a forma de trabalhar evolui, as organizações têm de redobrar seus esforços para se adaptar, o que envolve passar a problematizar e testar algumas hipóteses sobre como o trabalho da sua equipe é realizado.

A Adobe, por exemplo, recentemente aposentou as avaliações de desempenho anuais em favor de conversas regulares. Empresas mais inovadoras têm agido assim não por ser uma moda, mas porque compreenderam que o diálogo mantém vivas as relações humanas e os sentimentos positivos em relação ao trabalho.

Você já deve ter ouvido profissionais responsáveis pela gestão de projetos reclamarem que não conseguem entregar os resultados no tempo previsto por falta de pessoas no time. Mas, como vimos, nem sempre este é, de fato, o problema principal.

Equipes menores e bem geridas podem obter resultados incríveis. Se você conseguir fazer sua empresa crescer mantendo uma cultura de pequena empresa, em que as pessoas são dotadas de iniciativa para resolver tarefas com a ajuda de poucos outros integrantes, poderá otimizar muito os resultados do seu negócio no futuro. Aproveite para ler mais sobre cultura de resultados neste ebook gratuito.

O desafio aqui é criar processos de gestão que sejam aplicados e seguidos por todos, mas a tecnologia pode contribuir muito nessa tarefa. E ter nas equipes pessoas com perfil empreendedor (iniciativa, autonomia, comprometimento, planejamento, criatividade e necessidade de realizar). Pense nisso na próxima vez que for alocar pessoas para a realização de um projeto.

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